We hebben eerder al de basis rondom een MJOP besproken, waarvoor deze dient en waarom het zo essentieel is voor VvE’s om een MJOP te hebben. Het is de ultieme tool om het gebouw en haar onderhoud te beheren en daarbij de kosten te managen. En hoewel een MJOP soms zo makkelijk lijkt, is dat het zeker niet en zijn er meerdere valkuilen rondom het opstellen van MJOP’s. Wij nemen u mee en hopen u daarmee te behoeden voor enkele veel voorkomende fouten bij een MJOP.
1. Zelf een MJOP opstellen
We benoemden het zojuist al; een MJOP kan er soms misleidend eenvoudig uit zien. Dusdanig dat sommige mensen denken er zelf wel een op te kunnen stellen. Maar dat is juist zeer onverstandig om te doen. Voor het uitvoeren van een conditiemeting en het opstellen van een nauwkeurig en goed MJOP is veel bouwkundige kennis nodig. Zowel theoretische kennis als praktijkervaring. Men moet goed weten wat de levensduur van materialen is, de cyclus van onderhoud en de kosten voor onderhoud. Wanneer men zelf een MJOP probeert op te stellen, zonder enige kennis of ervaring, is de kans veel te groot dat onderhoud over het hoofd wordt gezien, cyclussen veel te groot worden of de kosten totaal verkeerd worden begroot. Eindstand; een onbruikbaar MJOP welke een VvE alleen maar meer problemen zal geven in plaats van dat het haar helpt.
2. Een onvolledig MJOP
Vaak wordt er voor een MJOP enkel naar de grote onderdelen gekeken; schilderwerk, dakbedekking en apparatuur. Maar er zijn zo veel meer onderdelen die in een MJOP verwerkt dienen te worden en ook de grote onderdelen bestaan uit veel meer kleinere onderdelen. Het metselwerk van de gevels bestaat bijvoorbeeld uit drie of meer verschillende onderhoudsposten met elk hun eigen cyclus en kosten en ook daken kunnen uit meerdere posten bestaan. Hier schuilt dus veel gevaar in; het vergeten van (kleinere) onderdelen met uiteindelijk achterstallig onderhoud of te weinig onderhoudsreserve tot gevolg.
3. Verkeerde bedragen
De kosten van het onderhoud zijn zeer belangrijk in het MJOP. De VvE moet immers weten hoeveel zij moeten sparen voor het reservefonds, waarna zij haar maandelijkse dotatie bepalen. De prijzen voor het uitvoeren van onderhoud veranderen echter sterk, omdat deze sterk beïnvloed kunnen worden door gebeurtenissen van “buitenaf”. Zo hebben we gezien dat door de hogere prijzen van aardolie veel materialen duurder zijn geworden. Het vervangen van bitumen daken is daardoor vele malen duurder geworden ten opzichte van 4 jaar geleden. Als men dit fout heeft, kan het zomaar zijn dat er een groot geld tekort is ten tijden van het onderhoud, waardoor de leden van de VvE extra moeten bijbetalen. Professionele bedrijven zoals Digitaal Bouw Support zijn dagelijks met deze prijzen bezig en weten daardoor goed wat er in de markt speelt. Zij kunnen daardoor veel betere en nauwkeurigere schattingen geven van de kosten.
4. Niet actualiseren van het MJOP
Hoewel een MJOP voor de lange termijn – 25 jaar – wordt opgesteld, is het niet een document wat ook 25 jaar lang nauwkeurig en up-to-date blijft. Zoals eerder vermeld veranderen onder andere de prijzen constant, waardoor de prijzen over 5 jaar sterk af kunnen wijken van wat eerder verwacht werd. Daarnaast kan de slijtage van de materialen anders zijn dan in eerste instantie voorspeld. De slijtage kan bijvoorbeeld veel sneller gaan, waardoor onderhoud wat eerst voor 10 jaar later voorspeld werd al na 5 jaar noodzakelijk zijn. Maar het kan ook de andere kant op vallen, waardoor onderhoud juist langer uitgesteld kan worden. Laat daarom elke 5 jaar een MJOP actualiseren. De bouwkundige zal dan een nieuwe conditiemeting uitvoeren en de prijzen, startjaren en cyclussen goed analyseren en waar nodig aanpassen. Zo blijft u als VvE altijd er bovenop zitten!